Unicap monta Secretaria Acadêmica Digital 

O processo permanente de inovação e transformação digital na Universidade está dando um passo importante com a implantação da secretaria digital e com a digitalização de documentos do Setor de Arquivo Central, estrutura ligada à Diretoria de Gestão Escolar e que é responsável por todo o processamento de dados acadêmicos dos alunos da Católica.

A iniciativa partiu das pró-reitorias Administrativa e de Graduação e Extensão. O projeto chamado de Secretaria Digital está organizado em cinco fases. Na primeira delas, estão sendo digitalizados os chamados dossiês ativos, que são os documentos dos alunos que estão na Universidade e dos que se formaram recentemente.

“Os dossiês são as fichas 19, requerimentos, dados acadêmicos, atestados médicos e documentos jurídicos que atestam a passagem do aluno pela Universidade”, explica um dos gestores do projeto, Vinícius Alcoforado. Ainda de acordo com ele, as próximas fases do projeto irão digitalizar os documentos de todos os alunos que estudaram na Unicap em todos os tempos.

Vale salientar que o projeto não se atém apenas à digitalização. Há o desenvolvimento de todo um sistema de indexação, buscas e organização. Etapas que são articuladas pelas ferramentas do Totvs Educacional, DocXpress – ferramenta de Gestão Eletrônica dos Documentos (Ged) e tecnologia Kofax de indexação.

Até que a fase de digitalização de todo o acervo seja iniciada, a guarda e gestão desses documentos físicos será feita por uma empresa especializada. “Firmamos um contrato com a Iron Mountain Brasil (IMB), que tem expertise em armazenar esse material com mais segurança”, explicou Milca Ribeiro, uma das gestoras do projeto, que contou ainda com participação da Consae, empresa especializada em prestar consultoria em processos acadêmicos.

A infraestrutura do projeto conta com uma sala física especialmente reformada e climatizada no bloco C. O ambiente funciona como uma verdadeira linha de montagem, isso porque o transporte e manuseio dos documentos são bastante minuciosos. O uso de máscaras e luvas já era rotina entre os funcionários muito antes da pandemia. É neste ambiente no qual os documentos originais são preparados (retirada de grampos e clipes, restauração) e digitalizados. As imagens passam por um tratamento e na sequência é feita a indexação com uso da ferramenta Ged.

O projeto teve início em dezembro de 2019 e este mês foi iniciada a digitalização do acervo dos alunos ativos. A meta é chegar aos 22 mil dossiês ativos ainda este ano, e na sequência prever a digitalização dos 155 mil dossiês que estarão sob a guarda a Iron Mountain Brasil (IMB), abarcando os estudantes de todos os tempos. Por enquanto, os documentos físicos que passam pela digitalização retornam ao Setor de Arquivo Central, onde permanecem guardados.

“A importância da Secretaria Digital é de um alcance muito grande para os processos acadêmicos. Vamos melhorar a agilidade, a confiabilidade dos dados e documentos, o atendimento ao aluno, ao docente, a interligação dos processos de maneira mais ágil com as coordenações de curso e com a gestão escolar. Será um salto qualitativo nos processos acadêmicos”, analisa o Pró-reitor de Graduação e Extensão, Prof. Dr. Degislando Nóbrega.

“O processo de inovação e de transformação digital na Unicap está produzindo excelentes resultados e caminha para outros avanços relevantes ainda este ano. As equipes da DGE, DTI (Departamento de Tecnologia e Informação), Prograde e Prad estão de parabéns por mais este trabalho colaborativo e inovador”, ressalta o Pró-reitor Administrativo, Prof. Márcio Waked.

Vale destacar que o projeto já nasceu atendendo às determinações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de demanda legal do Ministério da Educação por meio do Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017 e a Portaria 315, de 04 de abril de 2018.